Dziennik kontaktów z windykacją pomaga odtworzyć ustalenia i odróżnić fakty od wrażeń po stresującej rozmowie. Przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy kontaktują się różne osoby albo zmieniają się przekazywane kwoty.
Dziennik kontaktów z windykacją – od czego zacząć?
dziennik kontaktów z windykacją
Po kontakcie zanotuj datę, godzinę, kanał, nazwę firmy i wskazany numer sprawy. Dodaj imię rozmówcy, jeśli zostało podane. Opisz, kto według rozmówcy jest wierzycielem. Nie wpisuj jako pewnego faktu informacji, której tożsamości lub źródła nie potwierdziłeś.
Oddziel propozycję od porozumienia
Zapisz kwotę, termin oraz warunki zaproponowane przez każdą stronę. Zaznacz, czy czekasz na dokument. Zdanie „przekażę prośbę” nie oznacza zgody wierzyciela. Jeżeli rozmowa dotyczy ugody, poproś o pełną treść do spokojnej analizy.
Dziennik kontaktów z windykacją uzupełniaj zaraz po rozmowie.
Zachowaj wiadomości w oryginale
Archiwizuj e-maile, SMS-y i pisma z datami. W dzienniku możesz wskazać nazwę pliku lub miejsce przechowywania. Nie publikuj numerów telefonów i danych rozmówców w internecie. Do wyjaśnienia sprawy zwykle przydatniejszy jest uporządkowany materiał niż emocjonalny opis.
Wracaj do zapisów przed kolejną rozmową
Sprawdź, co miało zostać przesłane i czy termin minął. Nie deklaruj nowej kwoty pod wpływem presji, jeśli wcześniej policzony budżet się nie zmienił. Przy rozbieżnościach poproś o wyjaśnienie na piśmie, odwołując się do konkretnej rozmowy.
Dziennik kontaktów z windykacją – praktyczne wskazówki
Jeden wpis w dzienniku może mieć pięć krótkich pól: kiedy, kto, w jakiej sprawie, co zaproponowano i co dalej. Dzięki temu zapis nie zajmuje wiele czasu, a pozostaje czytelny po kilku tygodniach. Jeśli rozmówca odmówił podania danych firmy, zanotuj ten fakt bez dopisywania przypuszczeń. Następnie sprawdź otrzymaną wiadomość w znanym, oficjalnym kanale kontaktu.
Przy kolejnej rozmowie wróć do wcześniejszego ustalenia i zapytaj o brakujące potwierdzenie. Nie zmieniaj starej notatki, aby pasowała do nowej odpowiedzi. Dodaj kolejny wpis z datą. Taka chronologia pozwala zauważyć rozbieżności i przygotować konkretne pytania, zwłaszcza gdy obsługę sprawy przejmuje inna osoba.
Dziennik kontaktów z windykacją – lista kontrolna
- Data i kanał kontaktu.
- Firma oraz numer sprawy.
- Dokładna propozycja i warunki.
- Ustalony następny krok z terminem.
Więcej praktycznych informacji znajdziesz w dziale Warto wiedzieć – wskazówki dla osób zadłużonych.
Jeśli masz pytania, zadzwoń lub napisz:
Telefon: (42) 641 30 61; (42) 641 30 62; (42) 641 30 63; (42) 641 30 64; (42) 641 30 65
Email: pomoc@portal-dluznika.pl
Nasz profil na Facebooku: Portal Dłużnika
Tekst stworzony przy współudziale SI
